مشروع نظم المعلومات الادارية

مدير المشروع : د/ محمود منير

مقدمة:

تضع وزارة التعليم العالي ضمن أولوياتها العاجلة، إدخال وتطوير تكنولوجيا المعلومات والإتصالات في منظمة التعليم العالي، ويتضح ذلك من خلال المحور الثالث من منظومة التعليم العالي في مصر المستقبل، والذي يختص بإستخدام تقنيات المعلومات والإتصالات لرفع القدرة التعليمية والبحثية والإدارية لمنظومة التعليم العالي والبحث العلمي، كما يهدف إلى التطوير المستمر للبرامج العلمية والتدريبية والمناهج الدراسية وطرق تدريسها مع إستحداث أنماط جديدة من التعليم تتواكب مع التطور العالمي وتغطي الطلب المتزايد على التعليم العالي، ويتطلب ذلك الإستفادة من مصادر المعلومات والمكتبات العالمية، مع رفع قدرات ومهارات الجهاز الأكاديمي والإداري في مؤسسات التعليم العالي والبحث العلمي في التعامل مع تقنيات المعلومات والإتصالات والوسائط المتعددة.

وتفعيلاً للدور المقرر لمشروع تطوير نظم وتكنولوجيا المعلومات في التعليم العالي (ICTP)، بإعتباره أحد العناصر الرئيسية في إتفاقية القرض بين مصر والبنك الدولي للإنشاء والتعمير (إتفاقية القرض رقم EGT 4658 والتي تم تصديق مجلس الشعب عليها بتاريخ 18 يونيو 2002) والذي يهدف إلى دعم وتمويل المجالات ذات الأولوية في الخطة الإستراتيجية لمشروع تطوير التعليم العالي، لذلك فإن تمويل مشروعات تطوير نظم المعلومات الإدارية بالجامعات يرفع من كفاءة النظام الإداري بمؤسسات التعليم العالي بما يعود بالفائدة على جودة وكفاءة التعليم المقدم.

أهداف المشروع:

إن الهدف الرئيسي لهذا المشروع هو إنشاء نظام معلومات إداري متكامل الذي يمكننا من ميكنة العمليات الإجارية الحيوية داخل الجامعة. ويمكن لهذا أن يتحقق من خلال:

1- دعم إتخاذ القرار.

2- تحسين الخدمات المقدمة لكل من الخريجين والطلبة وأعضاء هيئة التدريس.

3- تحسين دقة متابعة وإدارة بيانات الطالب داخل الجامعة.

4- تحقيق انسيابية العمل داخل إدارات الجامعة المختلفة.

5- بناء علاقات قوية ومستمرة داخل وخارج الحرم الجامعي.

مراحل تنفيذ المشروع:

1- شراء أجهزة الحاسوب اللازمة للمشروع وتوزيعها على الكليات والإدارات بالجامعة.

2- تجميع البيانات اللازمة للنظام.

3- تحليل النظام ومعرفة مدخلاته ومخرجاته.

4- عمل تصور مبدئي للنظام وذلك بعمل شاشات مبدئية له.

5- عمل ندوات مع موظفي الكليات والإدارات المعنية وعرض الشاشات الخاصة بالنظام المقترح للتأكد من أنه يفي بمتطلبات الجهات المعنية..

6- تحميل النظام على الأجهزة وإدخال البيانات أو نقلها من الأنظمة المقترحة من المركز.

7- عمل إختبار مبدئي للوظائف المطلوبة منه على مختلف المستويات.

8- إستلام النظام. 

أهم الإنجازات

1- مركز لنظم المعلومات الإدارية بالجامعات مزود بالأجهزة والكوادر الفنية المدربة والقادرة على متابعة تشغيل النظم.

2- تطوير نظم موحدة لشئون الطلاب والدراسات العليا وأعضاء هيئة التدريس والجداول الدراسية والكنترول وأعمال الإمتحانات على مستوى جميع الجامعات، وربطها بالتنسيق الإلكتروني والمجلس الأعلى للجامعات.

3- تم تحميل جميع اللوائح والطلاب المقيدين بالكيات، كما تم توفير أجهزة الكمبيوتر والطابعات والماسحات الضوئية اللازمة للعمل.

مخرجات المشروع:

1- إنشاء نظام معلومات إداري قوي وفعال.

2- تحقيق التكامل بين نظم المعلومات الإدارية المتطورة والأنظمة الأخرى المتاحة من وزارة التنمية الإدارية.

3- إعداد البيانات إلكترونياً بحيث تشمل إدخال وتحويل البيانات.

4- التدريب الجيد لأعضاء هيئة التدريس والعاملين بإدارات الجامعة المختلفة.

5- التدريب المتكامل للفريق التقني لإدارة وصيانة النظام على أن يكون هذا الفريق قادراً على تعديل النظام للوصول للهدف الرئيسي للمشروع وهونظام إلكتروني متكامل لإدارة جميع العلميات الإدارية داخل كليات الجامعة وإداراتها المختلفة.

الفئات المستفيدة من المشروع:

1- طلاب الكليات والمعاهد بالجامعة.

2- طلبة الدراسات العليا.

3- الخريجين

 4- أعضاء هيئة التدريس.

5- موظفي إدارات الكليات وموظفي إدارات الحرم الجامعي.

الكليات المختارة لتنفيذ المشروع:

   1- كلية البنات للعلوم والآداب والتربية.

   2- كلية التمريض. 

خطة ضمان إستمرارية المشروع:

يمكن ضمان إستمرارية المشروع من خلال العائد المادي الذي يمكن تحقيقه من خلال:

   1- تخصيص جزء من المصاريف السنوية للطالب الجامعي لصالح المركز وذلك مقابل الخدمات التي يقدمها المركز لكل من: الطلبة الجدد- طلبة الجامعة- الخريجين- طلبة الدراسات العليا.

   2- عمل دورات تدريبية متخصصة في مجال تكنولوجيا المعلومات (مثل دورات Microsoft المتخصصة- دورات Oracle...)

   3- عمل خدمات تسويقية لمؤسسات خارجية من خلال الخدمات المجانية التي يقدمها المشروع لكل من طلبة الجامعة والموظفين.

  4- يمكن للجامعة أن تقدم الدعم المؤسسي من خلال إنشاء وحدة مركزية لدعم وصيانة وتطوير تكنولوجيا المعلومات.

حجم البيانات التي تم إدخالها:

 تم إدخال بيانات بعض الكليات من حيث (الإسم والفرقة والحالة ورقم الجلوس والقسم ونوع التعليم)

الأنشطة الخاصة بجودة تنفيذ المشروع:

مراقبة جودة المشروع وإستراتيجية ومنهجية الرصد ستكون فعالة من خلال المساهمة في جميع الأنشطة التي ستقام في المشروع بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر:

  1- إستمرار مراجعة وتتبع أهداف المشروع وأنشطته اليومية.

   2- التحكم في النظام من خلال معايير ومقاييس لضمان الجودة والأداء المتكامل.

   3- تطبيق برامج تقييم من أجل التحسين المستمر.

   4- تحليل البيانات المجمعة وإستعراض الوثائق المطلوبة.

   5- رصد وتحديد المشاكل المتعلقة بتطوير المشروع من خلال إدارة المعلومات، وتحليل البيانات وإعداد التقارير اليومية.

   6- تطبيق نظام ضمان الجودة عن طريق مؤشرات لتحديد مواطن الضعف والقوة بالمشروع وأنشطته المختلفة.

   7- مراقبة الجودة من خلال لجنة متخصصة لتقييم مدى التقدم في إنجازسير المشروع وتطبيقاته.

   8- تقييم الجودة يجب أن يشمل جميع الأنشطة المدرجة في المشروع من خلال:

- وضع معايير لجودة وكفاءة البنية التحتية للمشروع.

- الربط بين كليات جامعة عين شمس لتجميع البيانات بشكل مركزي وتقييمها عن معايير الجودة.

الأنشطة في مجال التوعية بالمشروع وأهدافة داخل الجامعة:

توعية العاملين بجمع إدارات الجامعة أعضاء هيئة التدريس والطلاب بالأهداف والفوائد المرجو تحقيقها عن طريق المشروع وذلك من خلال:

   1- الحلقات الدراسة.

   2- ورش العمل.

   3- نشرات توضيحية وكتيبات عن المشروع للتوزيع على إدارات الجامعة المختلفة وكلياتها.

   4- الموقع الإلكتروني الخاص بالمشروع والذي يتضمن شرح لأهداف وتفاصيل المشروع.

وبذلك تكون الجامعة بمختلف كلياتها وإداراتها على علم بفوائد وأهداف المشروع لتحقيق التعاون والدعم لهذا المشروع.

أنشطة ومهام أخرى:

   1- عمل نظم مماثل للنظام المطلوب لإدخال البيانات في جميع الإدارات التي تخدم أعضاء هيئة التدريس.

   2- عمل نظام مماثل للنظام المطلوب لإدخال البيانات الخاصة بشئون الطلاب في مختلف الكليات.

   3- إدخال جميع بيانات الطلاب من الملفات الخاصة بهم في الكليات المختلفة.

   4- إدخال جميع بيانات أعضاء هيئة التدريس من الملفات الخاصة بهم في إدارة الجامعة.