أهلا بك في جامعة عين شمس

إدارة المستشارين

 

الغرض:-
إعداد وتحضير مجالس شؤون خدمة المجتمع وتنمية البيئة .

 

مجال التطبيق:-
 
- وكلاء الكليات والمعاهد لشؤون المجتمع والبيئة
 
- المجتمع الخارجي

الإجراءات:-
 
إعداد مجالس شؤون المجتمع والبيئة .
 
إعداد الدعوات واعتمادها من الأستاذ الدكتور/ نائب رئيس الجامعة لشؤون المجتمع والبيئة لحضور المجلس على النموذج " 
 
إعداد مراسلات (الإدارة العامة للعلاقات العامة - الشؤون الإدارية – دار الضيافة – الإستحقاقات – مكتب أمين الجامعة المساعد) لحجز وتجهيز القاعة في الموعد المحدد للإجتماع وكذلك إعداد بدل الجلسات على النموذج "ASU-VEA-PM-65/F002" ويتم التسليم على النموذج " .
 
تلقي الموضوعات المراد اعتمادها من المجلس واختصار محاضر شؤون البيئة المعروضة من الكليات والمعاهد والإدارات وتصويرها بعدد السادة أعضاء المجلس لعمل ملفات الجلسة لتجهيزها لتوزع على السادة الحضور أعضاء المجلس وذلك على النموذج "ASU-VEA-PM-65/F002"
 
إعداد كشف للتوقيع لحضور الجلسة بأسماء جميع السادة أعضاء المجلس على النموذج 
 
إعداد جدول أعمال بجميع الموضوعات المراد عرضها وإعتمادها بالمجلس على النموذج 
 
عقد المجلس في الموعد المحدد ويتم تسجيل الجلسة على شرائط كاسيت وتفريغ محتوياته عن طريق كتابة المحضر على جهاز الحاسب الآلي ومراجعته تمهيداً للإعتماد على النموذج ASU-VEA-PM-65/F006"" .
 
بعد إعتماد المحضر يتم تصوير المحضر للسادة الأعضاء تمهيداً للتصديق عليه في الجلسة التالية .
 
بعد انتهاء الاجتماع وبناء على كشف التوقيعات يتم إعداد كشف بدل الجلسات للسادة الحضور بعد اعتماده من الأستاذ الدكتور/ نائب رئيس الجامعة لشؤون المجتمع والبيئة وإرسالها للاستحقاقات .
 
يتم إعداد خطاب موجه للجهات التي قامت بعرض موضوعاتها بالجلسة بالقرار الذي تم اتخاذه ويعتمد من السيد الأستاذ/ أمين الجامعة المساعد لشؤون المجتمع والبيئة ويقوم موظفي الإدارة بتوزيع على الجهة صاحبة الموضوع مع نسخة من محضر الجلسة على النموذج 
 
إعداد مذكرة تجديد عضوية للسادة الأعضاء من الخارج والذين انتهت مدة عضويتهم والتي تكون سنتان قابلة للتجديد وكذلك مذكرات السلف المؤقته ومذكرات للأغراض الأخرى على النموذج 
 
حفظ الموضوعات التي تخص الإدارة على النموذج ".
 
إعداد إستمارة إستقصاء رضا العملاء على النموذج رقم  .