إجراءات ادارة التأهيل العلمى


إجراءات ادارة التأهيل العلمى

 تنفيذ الضوابط الخاصة بعمليات الايفاد فى اجازة دراسية ( للحصول على درجة علمية / لجمع المادة العلمية / تدريبية ) وكذلك في بعثات الاشراف المشترك ( فتح قناة علمية ) والبعثات الداخلية والبعثات الخارجية  ،وكذلك في مهمات علمية بالخارج

  • مجال التطبيق 

السادة اعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم ( المعيد / المدرس المساعد/المدرس/الاستاذ المساعد/الاستاذ ) بكافة كليات و معاهد الجامعة . 

  • الاجراءات و الخطوات 

 الاعداد لخطة البعثات :-

- عند اعلان الادارة المركزية للبعثات عن فتح باب التقدم للحصول على الدكتوراه من خلال الموقع الالكتروني والجرائد الرسمية يقوم المتقدم من المدرسين المساعدين باستكمال جميع الأوراق الخاصة به والاقرارات المطلوبة معتمدة من جهة العمل.

- يتم اعتماد هذه البعثات من السيد وزير التعلبم والبحث العلمي وتخطر الجامعة بأسماء السادة الذين تم اختيارهم عن طريق الادارة العامة للعلاقات الثقافية .

- يقوم الموظف بإخطار كل كلية بأسماء السادة المرشحين في الجهات التي تم اختيارهم .

اجازة دراسية للحصول على درجة علمية :-

- يرد خطاب الكلية بموافقة القسم و الكلية على منح معاون هيئة التدريس اجازة دراسية على ان يكون موضحا به ( المدة / الغرض / الجهة المانحة / بمرتب ام بدون / بنفقات او بدون نفقات ) مرفقا به الاوراق الخاصة بالاجازة يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق باعداد مذكرة طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F012 .

- ثم يقوم الموظف المختص بابلاغ الادارة العامة للبعثات بالقرار مع طلب موافاتنا بموافقة اللجنة التنفيذية وكذلك صورة مبلغة للكلية .

- عند ورود خطاب البعثات متضمنا موافقة اللجنة التنفيذية للبعثات يقوم الموظف المختص  باستصدار الامر التنفيذى طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F0130 

-فى حالة طلب مد الاجازة يرد خطاب البعثات مرفقا به الطلب المقدم من عضو الاجازة بمد الاجازة وكذلك خطاب الاستاذ المشرف وخطاب المكتب الثقافى بموافقتة على تلبية طلب الدارس او يطلب الافادة بالرأى ويقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق وارسالها للكلية لابداء الرأى .

- عند ورود رد القسم و الكلية على المد المطلوب يقوم الموظف المختص باعداد مذكرة طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F012.

- ثم يقوم الموظف المختص بابلاغ الادارة العامة للبعثات بالقرار مع طلب موافاتنا بموافقة اللجنة التنفيذية وكذلك صورة مبلغة للكلية .

 عند ورود خطاب البعثات متضمنا موافقة اللجنة التنفيذية للبعثات يقوم الموظف المختص  باستصدار الامر التنفيذى طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F0130

   يتم تكرار تلك الخطوات فى كل سنوات المد .

 فى حالة انهاء الاجازة فى الموعد المحدد يرد خطاب الكلية متضمنا عودة الدارس واستلامة للعمل بالكلية مرفقا به اقرار استلامة العمل وما يفيد انتهاء الغرض الموفد من اجلة يقوم الموظف المختص باستصدار الامر التنفيذى بذلك طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F0130

فى حالة انهاء الاجازة مع مد بقاء الدارس بالخارج للتدريب العملى يرد خطاب البعثات مرفقا به الطلب المقدم من عضو الاجازة بمد بقاءه للتدريب العملى بعد المناقشة و كذلك خطاب الجهة المانحة للتدريب وخطاب الجامعة الاجنبية يفيد حصولة على الدكتوراه وخطاب المكتب الثقافى يطلب الافادة بالرأى يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق وارسالها للكلية لابداء الرأى .

 عند ورود رد الكلية بموافقة القسم والكلية على المد المطلوب يقوم الموظف المختص باعداد مذكرة طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F012  .

ثم يقوم الموظف المختص بابلاغ الادارة العامة للبعثات بالقرار وكذلك صورة مبلغة للكلية وباستصدار الامر التنفيذى بذلك طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F013 .

 وبعد عودة الدارس عقب انتهاء مد البقاء للتدريب العملى فى الموعد المحدد يرد خطاب الكلية متضمنا عودة الدارس واستلامة للعمل بالكلية مرفقا به اقرار استلامة العمل وما يفيد انتهاء الغرض الموفد من اجلة يقوم الموظف المختص باستصدار الامر التنفيذى بذلك طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F0130

فى حالة انهاء الاجازة و مطالبة الدارس و ضامنة بالنفقات لعدم العودة وخدمة الجهة الموفدة يرد خطاب الكلية متضمنا عدم عودة الدارس ( رغم حصولة على الدرجة / عدم حصولة على الدرجة وانتهاء المدة المسموح بها للاجازة ) مرفقا به الاجراءات الموجه لسيادته بالعودة واستلام العمل يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق وارسالها للبعثات لمعرفة موقف الدارس مع ارفاق انذارات الكلية.

عند ورود موافقة القسم و الكلية على الانهاء والمطالبة مرفقا به الكشف الخاص بجملة المبالغ المطالب بها الدارس والاقرارات والانذارات والتعهدات المالية ومحل الاقامة بالداخل والخارج يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق واعداد مذكرة طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F012.

ثم يقوم الموظف المختص بابلاغ الادارة العامة للبعثات بالقرار مع طلب موافاتنا بموافقة اللجنة التنفيذية وكذلك صورة مبلغة للكلية .

 بعد ورود خطاب البعثات موافقة اللجنة التنفيذية على ذلك يقوم الموظف المختص باستصدر الامر التنفيذى بذلك طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F013 .

 ثم يقوم الموظف المختص بابلاغ الادارة العامة للشئون القانونية لاتخاذ الاجراءات القانونية حيال سيادته مع ارسال صورة مبلغة للكلية وصورة مبلغة للادارة العامة لشئون الافراد  .

  اجازة دراسية لجمع المادة العلمية :-

نفس خطوات الاجازة الدراسية للحصول على درجة علمية من حيث المنح او المد او الانهاء فى المدة المسموح بها او الانهاء مع المطالبة بالنفقات فى حالة عدم العودة بعد انتهاء الاجازة .

  اجازة دراسية تدريبية :-

نفس خطوات الاجازة الدراسية للحصول على درجة علمية او لجمع مادة علمية من حيث المنح او المد او الانهاء فى المدة المسموح بها او الانهاء مع المطالبة بالنفقات فى حالة عدم العودة بعد انتهاء الاجازة .

 بعثة الاشراف المشترك :-

 - فى حالة فتح قناة علمية ( طبقا لنظام الاشراف المشترك ) يرد خطاب البعثات بانه تم اختياره الدارس للقيام ببعثة اشراف مشترك ويحتوى الخطاب على الطلبات الخاصة باستيفاء متطلبات البعثة يقوم الموظف المختص بارسال صورة مبلغة للكلية من الخطاب الوارد عند ورود رد الكلية بموافقة القسم و الكلية على فتح القناة العلمية ويرفق بها كافة اوراق بعثة الاشراف المشترك يقوم الموظف المختص بمراجعة تلك الاوراق الاوراق واعداد مذكرة طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F014   

ثم يقوم الموظف المختص بابلاغ الادارة العامة للعلاقات الثقافية بوزارة التعليم العالى والبعثات بالقرار وكذلك صورة مبلغة للكلية.    

 -  فى حالة سفر الدارس الى الخارج لبدء الجزء الخارجى من بعثة الاشراف المشترك ترد موافقة القسم والكلية يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق واعداد مذكرة طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F014 .

 ثم يقوم الموظف المختص بابلاغ الادارة العامة للبعثات بالقرار مع طلب موافاتنا بما يفيد انهاء اجراءات السفر وذلك حتى يتسنى استصدار الامر التنفيذى .

 عند ورود خطاب البعثات متضمنا موافقة اللجنة التنفيذية للبعثات يقوم الموظف المختص  باستصدار الامر التنفيذى بمنح البعثة طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F015

-  فى حالة طلب مد البعثة يرد خطاب البعثات مرفقا به الطلب المقدم من عضو البعثة بمد الاجازة و كذلك خطاب الاستاذ المشرف وخطاب المكتب الثقافى بموافقتة على تلبية طلب الدارس و يطلب الافادة بالرأى يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق وارسالها للكلية لابداء الرأى .

 عند ورود رد الكلية بموافقة القسم و الكلية على المد المطلوب يقوم الموظف المختص باعداد مذكرة طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F014.

ثم يقوم الموظف المختص بابلاغ الادارة العامة للبعثات بالقرار مع طلب موافاتنا بموافقة اللجنة التنفيذية وكذلك صورة مبلغة للكلية .

 عند ورود خطاب البعثات متضمنا موافقة اللجنة التنفيذية للبعثات يقوم الموظف المختص باستصدار الامر التنفيذى بمد البعثة طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F015

 يتم تكرار تلك الخطوات فى كل سنوات المد .

-  فى حالة سفر المشرف المصرى لمتابعة الدارس بالخارج يرد خطاب الكلية بموافقة القسم والكلية على سفر المشرف المصرى لمتابعة الدارس بالخارج يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق واعداد مذكرة طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F016.

ثم يقوم الموظف المختص بابلاغ الادارة العامة للعلاقات الثقافية بوزارة التعليم العالى بالقرار وصورة مبلغة للبعثات والكلية .

 عند عودة الدارس وطلب المد بالداخل ترد موافقة القسم و الكلية يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق واعداد مذكرة طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F014  .

ثم يقوم الموظف المختص بابلاغ الادارة العامة للبعثات بالقرار مع طلب موافاتنا بموافقة اللجنة التنفيذية وكذلك صورة مبلغة للكلية .

 عند ورود خطاب البعثات متضمنا موافقة اللجنة التنفيذية للبعثات يقوم الموظف المختص  باستصدار الامر التنفيذى بالمد طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F015

-  فى حالة حضور المشرف الاجنبى لمتابعة الدارس بالداخل او حضور المناقشة يرد خطاب الكلية بموافقة القسم والكلية على حضور المشرف الاجنبى يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق واعداد مذكرة طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F016  .

ثم يقوم الموظف المختص بابلاغ الادارة العامة للعلاقات الثقافية بوزارة التعليم العالى بالقرار وصورة مبلغة للبعثات والكلية .

-  فى حالة انهاء البعثة خلال المدة المسموح بها يرد خطاب الكلية متضمنا عودة الدارس واستلامة للعمل بالكلية مرفقا به اقرار استلامة العمل وما يفيد انتهاء الغرض الموفد من اجلة يقوم الموظف المختص باعداد مذكرة طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F014وبعد ذلك يقوم بابلاغ البعثات بالقرار و صورة مبلغة للكلية وعند ورود موافقة اللجنة التنفيذية للبعثات يقوم باستصدار الامر التنفيذى ASU-VPG-PM-45/F015وعند صدور شهادة الدرجة يقوم بابلاغ البعثات بذلك مع ارفاق صورة الشهاده وصورة مبلغة للكلية .

-  فى حالة عودة الدارس واستلامة للعمل بالكلية بتاريخ يلى تاريخ اخر مد له متضمنا راى القسم والكلية فى كيفية احتساب فترة التجاوز يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق واعداد مذكرة طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F014 وبعد الموافقة يقوم باستصدار الامر التنفيذى بذلك طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F015وعند صدور شهادة الدرجة يقوم بابلاغ البعثات بذلك مع ارفاق صورة الشهاده وصورة مبلغة للكلية .

           

  البعثة الداخلية :-

- عند ورود خطاب البعثات متضمنا اعتماد ترشيح الدارس فى بعثة داخلية ويحتوى الخطاب على الطلبات الخاصة باستيفاء متطلبات البعثة يقوم الموظف المختص بارسال صورة مبلغة للكلية من الخطاب الوارد عند ورود رد الكلية بموافقة القسم و الكلية ويرفق بها كافة اوراق البعثة يقوم بمراجعة الاوراق يتم اتباع نفس خطوات عمل بعثة الاشراف المشترك عند منح الدارس اجازة تفرغ وفى حالات المد و الانهاء .

  البعثة الخارجية :-

-  عند ورود خطاب البعثات متضمنا اعتماد ترشيح الدارس فى بعثة خارجية ويحتوى الخطاب على الطلبات الخاصة باستيفاء متطلبات البعثة يقوم الموظف المختص بارسال صورة مبلغة للكلية من الخطاب الوارد عند ورود رد الكلية بموافقة القسم و الكلية ويرفق بها كافة اوراق البعثة يقوم بمراجعة تلك الاوراق واعداد مذكرة طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F017.

 ثم يقوم الموظف المختص بابلاغ الادارة العامة للبعثات بالقرار مع طلب موافاتنا بموافقة اللجنة التنفيذية وكذلك صورة مبلغة للكلية .

-  عند ورود خطاب البعثات متضمنا موافقة اللجنة التنفيذية للبعثات يقوم الموظف المختص باستصدار الامر التنفيذى طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F018

 فى حالة طلب مد البعثة الخارجية يرد خطاب البعثات مرفقا به اوراق المد وخطاب المكتب الثقافى بالموافقة او يطلب الافادة بالرأى يقوم الموظف المختص بارسال الاوراق للكلية للافادة بالرأى .

-  عند ورود رد الكلية متضمنا رأى القسم و الكلية فى المد المطلوب يقوم الموظف المختص باعداد مذكرة طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F017 .

 ثم يقوم الموظف المختص بابلاغ الادارة العامة للبعثات بالقرار مع طلب موافاتنا بما يفيد انهاء اجراءات السفر حتى يتسنى استصدار الامر التنفيذى بذلك.

- عند ورود خطاب البعثات متضمنا موافقة اللجنة التنفيذية للبعثات يقوم الموظف المختص  باستصدار الامر التنفيذى طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F018

 يتم تكرار تلك الخطوات فى كل سنوات المد .

-  فى حالة انهاء البعثة خلال المدة المسموح بها يرد خطاب الكلية متضمنا عودة الدارس واستلامة للعمل بالكلية مرفقا كافة الاوراق يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق واعداد مذكرة طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F017 ثم يقوم الموظف المختص باستصدار الامر التنفيذى بذلك طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F018  .

5-7-10 فى حالة عودة الدارس واستلامة للعمل بتاريخ يلى تاريخ اخر مد له متضمنا راى القسم والكلية فى كيفية احتساب فترة التجاوز يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق واعداد مذكرة طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F017 وبعد الموافقة يقوم الموظف المختص باستصدار الامر التنفيذى بذلك طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F018

 المهمات العلمية :- 

  •   عند ورود خطاب الكلية بموافقة القسم والكلية على سفر العضو (بنفقات – بدون نفقات) ومرفق الاوراق الخاصة بالمهمة العلمية يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق واعداد مذكرة طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F006 مع ارسال استمارت استطلاع الرأى الى الادارة العامة للاستطلاع والمعلومات للافادة بالراى . 
  •  يقوم الموظف المختص بإبلاغ الكلية والإدارة العامة للموازنة والمتابعة بالقرار مع طلب موافاتنا بتاريخ السفر
  •  عند ورود تاريخ السفر يقوم الموظف المختص باستصدار الامر التنفيـذى طبقا للنموذج  ASU-VPG-PM-45/F007 ويبلغ لجميع الجهات المختصة ( الكلية – النهايات الطرفية – الادارة العامة للعلاقات الثقافية بامانة المجلس الاعلى للجامعات– المتابعة – المالية - الرعاية الطبية – الميزانية – المعاشات – الاحصاء – الملف + امين عام الجامعة).
  •  فى حالة المد يرد خطاب بموافقة القسم والكلية على مد المهمة العلمية للعضو مرفقا اوراق المد يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق واعداد مذكرة طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F006.
  •  يقوم الموظف المختص بإبلاغ الكلية بالقرار ويستصدر الامر التنفيذى طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F007 ويبلغ لجميع الجهات المختصة.
  • فى حالة عودة العضو فى موعده المحدد يرد خطاب الكلية مرفق به اقرار استلام العمل يقوم الموظف المختص باستصدار الامر التنفيذى بذلك طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F007  .
  •  فى حالة عدم العودة فى موعده المحدد يتم احتساب الفترة التى تجاوزها طبقا لقرار مجلس الجامعة فى 30/3/2009 ويقوم الموظف المختص باعداد مذكرة طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F006 وبعد صدور القرار تتخذ الاجراءات سالفة الذكر

 المنح :-

 فى حالة الترشح على منح الاتصال المباشر يرد خطاب بالمنح المقدمة يقوم الموظف المختص باعداد مذكرة طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F009 للإعلان عن هذه المنح للجهات المختصة حسب مجال المنحه.

 ثم يقوم الموظف المختص بإبلاغ الكليات المعنية بالمنح على ان يقوم المرشح مباشرة بمخاطبة الجهة المانحه .

 فى حالة الترشح على منح عن طريق الجامعة يرد خطاب بالمنح المقدمة يقوم الموظف المختص باعداد مذكرة طبقا للنموذج   ASU-VPG-PM-45/F009 للإعلان عن هذه المنح للجهات المختصة حسب مجال المنحه.

 ثم يقوم الموظف المختص بإبلاغ الكليات المعنية بالمنح مع طلب موافاة الادارة باسماء المرشحين وبياناتهم .

  بعد ورود الترشيحات يقوم الموظف المختص بتجميع كافة الردود ثم اعداد مذكرة طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F010 بالترشيحات الوارده لاختيار العدد المطلوب لهذه المنحه .

 بعد الاختيـــــار يقوم الموظف المختص بابلاغ الجهة المانحة بالترشيح وصورة مبلغة للكليات المعنية.

 بعد ورود موافقة الجهة المانحة يقوم الموظف المختص بابلاغ الكلية المعنية لافادة بالرأى

التسجيلات المطلوبة

نوع / اسم  السجل

رقم النموذج

مدة الحفظ

مكان الحفظ

المهمة العلمية

ASU-VPG-PM-45/F006

5 سنوات

الإدارة

أمر تنفيذي

ASU-VPG-PM-45/F007

5 سنوات

الإدارة

إعلان عن منح

ASU-VPG-PM-45/F009

5 سنوات

الإدارة

تفعيل المنح

ASU-VPG-PM-45/F010

5 سنوات

الإدارة

الإجازة الدراسية

ASU-VPG-PM-45/F012

5 سنوات

الإدارة

نموذج الأمر التنفيذي

ASU-VPG-PM-45/F013

5 سنوات

الإدارة

بعثة الإشراف المشترك( قناة علمية)

ASU-VPG-PM-45/F014

5 سنوات

الإدارة

نموذج الأمر التنفيذي

ASU-VPG-PM-45/F015

5 سنوات

الإدارة