إدارة الإتفاقيات والتبادل الثقافى


 إجراءات ادارة الاتفاقيات و التبادل الثقافى

تنفيذ الضوابط الخاصة بعمليات  ابرام اتفاقية جديدة ، تجديد اتفاقية ، مقترحات برنامج تنفيذى (سفر – استقدام ) اساتذة زائرين .

مجال التطبيق : 

السادة اعضاء هيئة التدريس و معاونيهم و الطلاب بكافة كليات و معاهد الجامعة . 

الاجراءات و الخطوات :-

  •   الاتفاقيات 

 عند ورود مذكرة التفاهم سواء من ( الكلية / وزارة التعليم العالى/  سفارة / المجلس الأعلى ) يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق واعداد مذكرة طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F001 للعرض على اللجنة الدائمة للدراسة واعداد التوصيات المناسبة للعرض على مجلس الدراسات العليا والبحوث لاتخاذ القرار ثم العرض على مجلس الجامعة طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F0020

  بعد اعتماد مجلس الجامعة مذكرة التفاهم يقوم الموظف المختص بأبلاغ كليات ومعاهد الجامعة وكذلك وزارة التعليم العالى لأخذ الموافقات الامنيه والسياسية ثم توقع من الجانبين وتصبح صالحه للتنفيذ .

 عند ورود خطاب الكلية مرفقا به استمارات استطلاع الراى بشان سفر طبقا لمذكرة تفاهم مبرمة بين الجامعة و(                  ) يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق الوارده وإرسال استمارة استطلاع الراى " الإدارة العامة للاستطلاع والمعلومات " بوزارة التعليم العالى لأخذ الموافقات الامنية

 ثم يقوم الموظف المختص باعداد مذكرة طبقا للنموذج  ASU-VPG-PM-45/F003 للموافقة على سفر ( عضو هيئة تدريس / طالب ) ( بنفقات / بدون نفقات ) طبقا لمذكرة تفاهم المشار اليها.

  يقوم الموظف المختص بإبلاغ الكلية والإدارة العامة للموازنة والمتابعة بالقرار . فى حالة حصولة على مساهمة الجامعة

 عند ورود خطاب من الكلية متضمنا موافقة القسم والكلية على حضور( عضو هيئة تدريس / طالب ) (بنفقات / بدون نفقات ) مرفقا به استمارات استطلاع الراى يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق وارسال الاستمارات (لوزارة التعليم العالى - للأساتذة) او( ادارة الوافدين- الطلاب) لأخذ الموافقات اللازمة .

  ثم يقوم الموظف المختص باعداد مذكرة طبقا للنموذج  ASU-VPG-PM-45/F003للموافقة على حضور (عضو هيئة تدريس/ طالب ) طبقا لمذكرة تفاهم مبرمة بين الجامعة و(    ) ( بنفقات / بدون نفقات ) .

 يقوم الموظف المختص بابلاغ الكلية والإدارة العامة للموازنة والمتابعة بالقرار .فى حالة مساهمة الجامعة

  عند ورود الموافقة الامنيه يتم إبلاغ الكلية بالرأى.

  •   البرامج التنفيذية :-

 يرد من المجلس الاعلى للجامعات خطابا للجامعة انه بصدد ابرام برنامج تنفيذى مع أحدى الدول الاجنبية ويطلب من الجامعة مقترحاتها بشأن هذا البرنامج يقوم الموظف المختص باعداد مذكرة طبقا للنموذجASU-VPG-PM-45/F004 لابلاغ كليات ومعاهد الجامعة بمضمون الخطاب مع طلب موافاتنا بالمقترحات المراد تضمينها للبرامج على ان يتم ارسال المقترحات فور ورودها .

 بعد اعتماد البرنامج من الدول الاجنبية ومن السيد / وزير التعليم العالى متضمنا قرارات وتوصيات لجنة العلاقات الثقافية للجامعات يرسل للجامعات محضر اجتماع اللجنة ونسخة خاصة ببنود البرامج التنفيذية للاتفاقية الثقافية المخصصة للجامعات التى عرضت على اللجنة والبيان الخاص ببنود الاتفاقيات التى وردت بهذه البرامج بعد ورود التخصصات من وزارة التعليم العالى يقوم الموظف المختص بابلاغ كليات الجامعة ومعاهدها مع طلب مرشح اصلى واخر احتياطى اذا كان المرشح للسفر ( عضو هيئة تدريس او طلاب )

عند ورود الترشيحات يقوم الموظف المختص بادراج بيانات كل مرشح واعداد مذكرة طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F004لاختيار المرشح الذى تنطبق علية الشروط الخاصة بالترشيح .

يقوم الموظف المختص بابلاغ المجلس الاعلى للجامعات وصورة مبلغة لوزارة التعليم العالى ويرفق البيانات العلمية الخاصة لكل مرشح وبرنامج وموعد الزيارة المقترح لسفر العضو المرشح وكذلك الكلية المعنية .

  عند ورود خطاب المجلس الاعلى بموافقة الجانب الاجنبى على استقبال المرشح يقوم الموظف المختص باستطلاع رأى الكلية لموافاتنا بموافقة القسم والكلية بسفر المرشح على البرنامج التنفيذى بعد ورود رد الكلية يقوم الموظف المختص باعداد مذكرة طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F005 .

 يقوم الموظف المختص بابلاغ وزارة التعليم العالى بالقرار وكذلك الكلية.

 فى حالة حضور(عضو هيئة تدريس او طلاب) يرد الموضوع من المجلس الأعلى للجامعات بشان الترشيحات على ان يذكر فيها جهة الاستقدام لزيارة مصر ومرفق بياناته العلمية يقوم الموظف المختص باستطلاع رأى الكلية لموافاتنا بموافقة القسم والكليةوأعداد الزيارة مرفقا بها الموضوع والسيرة الذاتية الخاصة .

 عند ورود رد الكلية يقوم الموظف المختص باعداد مذكرة طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F005  .5-2-9  يقوم الموظف المختص بابلاغ وزارة التعليم العالى بالقرار وكذلك الكلية .

 الاساتذة الزائرين :-

  يرد خطاب من الكلية بموافقة القسم و الكلية بدعوة الأستاذ الزائر ومرفق به الأوراق الخاصة به يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق واعداد مذكرة طبقا للنموذج ASU-VPG-PM-45/F008 مع ارسال استمارات استطلاع الراى بعد اعتمادها الى الإدارة العامة للاستطلاع والمعلومات بوزارة التعليم العالى لإبداء الراى نحو حضور سيادته من الناحية الامنيه .

يقوم الموظف المختص بابلاغ الكلية بالقرار وصورة مبلغة لإدارة العامة للموازنة والمتابعة.فى حالة مساهمة الجامعة

  بعد ورود رأى الامن يقوم الموظف المختص بابلاغ الكلية مع طلب الافادة بتاريخ الحضور .

 فى حالة تأجيل الزيارة يرد خطاب الكلية بموافقة القسم والكلية على التأجيل موعد حضوره يقوم الموظف المختص بمراجعة الاوراق واعداد مذكرة طبقا للنموذجASU-VPG-PM- 45/F008  وبعد الموافقة يقوم الموظف المختص بابلاغ الكلية بالقرار .

 يمكن للكلية استقدام أى عدد من الاساتذه الزائرين بدون نفقات على الجامعة وفى هذة الحالة يتبع نفس الخطوات السابقة

        دون اخطار الادارة العامة للموازنة و المتابعة .

التسجيلات المطلوبة

م

نوع / اسم السجل

رقم النموذج

مدة الحفظ

مكان الحفظ

  1.  

عرض مذكرة على اللجان المختصة

ASU-VPG-PM-45/F001

5 سنوات

الإدارة

  1.  

عرض على مجلس الجامعة

ASU-VPG-PM-45/F002

5 سنوات

الإدارة

  1.  

تفعيل مذكرة تفاهم

ASU-VPG-PM-45/F003

5 سنوات

الإدارة

  1.  

برنامج تنفيذى

ASU-VPG-PM-45/F004

5 سنوات

الإدارة

  1.  

تفعيل برنامج تنفيذى

ASU-VPG-PM-45/F005

3 سنوات

الإدارة

  1.  

المهمة العلمية

ASU-VPG-PM-45/F006

5 سنوات

الإدارة

  1.  

امر تنفيذى

ASU-VPG-PM-45/F007

5 سنوات

الإدارة

  1.  

استضافة استاذ زائر

ASU-VPG-PM-45/F008

3 سنوات

الإدارة

  1.  

اعلان عن منح

ASU-VPG-PM-45/F009

5 سنوات

الإدارة

  1.  

تفعيل المنح

ASU-VPG-PM-45/F010

5 سنوات

الإدارة

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  الوثائق المرجعية لإدارة الاتفاقيات

  • قرار مجلس الدراسات العليا والبحوث جلسة 5/6/2005
  • قرار مجلس الدراسات العليا والبحوث جلسة 19/10/2009
  • قرار مجلس الجامعة جلسة 30/11/2015
  • قرار مجلس الجامعة جلسة 25/12/2017