تقوم الإدارة العامة للبحوث العلمية بالجامعة سنوياً خلال شهرى " أغسطس وسبتمبر" من كل عام بالكتابة للسادة الأساتذة وكلاء كليات الجامعة ومعهديها لموافاتنا بأسماء السادة الأساتذة المرشحين والسادة الأساتذة أعضاء لجان المحكمين لجائزة جامعة عين شمس و يتم الاعلان لدى كليات ومعاهد الجامعة عن التقدم لنيل جائزة الجامعة التقديرية واستلام المستندات المطلوبة للتقدم خلال الفترة من أول سبتمبر وحتى 31 ديسمبر من كل عام.

يتم الاعلان لدى كليات ومعاهد الجامعة عن التقدم لنيل جوائز الجامعة واستلام المستندات المطلوبة للتقدم خلال الفترة من أول سبتمبر وحتى 31 ديسمبر من كل عام. ترشح مجالس الأقسام مرشح واحد لكل مجال ممن توافر فيهم شروط التقدم. يجوز أن ترشح إدارة الجامعة مرشح واحد لكل مجال ممن توافر فيهم شروط التقدم. يصادق مجلس الكلية أو المعهد على ترشيحات مجالس الأقسام للتقدم للجوائز وإرسال خطاب الترشيح مرفقا به المستندات المطلوبة إلى الإدارة العامة للبحوث العلمية. يتم مراجعة ملف المتقدم من خلال مكتب الجوائز وذلك فى ضوء اللائحة التي تنظم الشروط الواجب توافرها فى المتقدم ومتطلبات التقدم وذلك خلال اسبوع من تاريخ استلام الملف. فى حالة وجود اى اسباب تؤدى الى عدم قبول ملف المتقدم يتم ارجاع الملف الى المتقدم لاستكمال الملف وفقا للمطلوب واعادة تقديمه مرة اخرى خلال اسبوع. يجوز للمرشح أن يتقدم لمكتب الجوائز بتقديم كافه الأستشارات المطلوبه للمساعده في أستكمال الملف وفقا للمطلوب واعادة تقديمه مرة اخرى

اعتمد مجلس جامعة عين شمس بجلسته المنعقدة في 6 نوفمبر 2023 برئاسة الأستاذ الدكتور محمد ضياء زين العابدين لائحة جائزة جامعة عين شمس للرواد بمجالاتها المختلفة على أن يتم تفعيلها في هذا العام 2023 .

ومن الجدير بالذكر أن جائزة الجامعة للرواد هي جائزة تم تدشينها تقديرًا لدور علماء الجامعة الريادي والتأسيسي خلال مشوار الحياة العلمية الحافلة، وذلك إضافة لجائزة الجامعة التقديرية لكبار العلماء وكذلك جائزة الجامعة التشجيعية لشباب العلماء .